Gjennomføring av årsmøter — Norske Kunstforeninger

Fra Norske Kunstforeningers årsmøte i 2016.

De fleste foreninger har vedtektsfestet at årsmøtet skal avholdes innen et fastsatt tidspunkt. Med myndighetenes ekstraordinære krav/anbefalinger om begrensning i antall personer som kan samles, krav til avstand mellom enkeltpersoner osv. har det oppstått en situasjon som inntil videre vil gjøre slik gjennomføring uansvarlig, og til dels umulig. Dette er en unntakssituasjon som åpner for at fysiske årsmøter ikke bare kan, men må utsettes.

Utsettelse av årsmøte

Med bakgrunn i situasjonen med koronavirus har Norske Kunstforeningers styre besluttet at Norske Kunstforeningers medlemsforeninger/-lag kan avholde sine årsmøter også etter den fristen som er vedtektsfestet.

Styret i hvert enkelt forening/lag fatter beslutning om slik utsettelse. Beslutningen treffes som et ordinært styrevedtak, men styremøtet kan avholdes per epost eller per telefon.

I styrets vedtak må det fremgå om det er satt ny dato for årsmøtet, eller om årsmøtet skal utsettes inntil videre og at dato bestemmes på et senere angitt tidspunkt. Styrets beslutning må gjøres kjent for medlemmene snarest.

Styret bes på ordinært vis å gjøre ferdig årsregnskap, årsrapport og øvrige årsmøtedokumenter. Samtidig bes styret vurdere hvilke eventuelle konsekvenser det vil få for foreningen å utsette årsmøtet, og iverksette eventuelle tiltak. Årsmøter skal holdes når situasjonen igjen gjør dette forsvarlig, men styret bes også vurdere muligheten av å avvikle årsmøtet digitalt dersom unntakssituasjonen vedvarer over lengre tid.

Valg/konstituering av nytt styre

Styret velges av årsmøtet, og sitter fram til nytt styre er lovlig valgt. I dagens ekstraordinære situasjon oppfordres nåværende styremedlemmer og tillitsvalgte som hadde tenkt å trekke seg, å forbli i sine verv fram til årsmøtet kan avvikles. Før den tid kan ikke styret eller andre tillitsvalgte suppleres, men styret kan om nødvendig oppnevne medlemmer til særskilite arbeidsutvalg.

Gjennomførte årsmøter

Har din kunstforening allerede hatt årsmøte og valgt et nytt styre? Det er viktig at dere så snart som mulig etter årsmøtet logger inn i medlemssystemet HyperSys og registrerer nye opplysninger. I HyperSys avløser dere det gamle styret med det nye, og oppdaterer hovedkontaktinformasjonen til kunstforeningen. Les hvordan dere oppdaterer styret her.