Norske Kunstforeninger har sidan 1977 samla ei stor mengde dokumentasjon frå verksemda si. No er arkivet til organisasjonen endeleg rydda og systematisert, og vart 20. juni avlevert til Riksarkivet slik at fleire kan få tilgang til historia.

Til no har materialet vore arkivert i arkivskåp og i eit kjellarlager hos Norske Kunstforeninger. I lang tid har ein sett behovet for å få rydda opp i dette arkivet, og systematisere etter dagens arkivstandard. Det er nokre år sidan Riksarkivet først vart kontakta for å avklare ei avlevering av materiale til dei, men prosessen stoppa opp fordi Riksarkivet lenge hadde inntaksstopp.

– Kvifor sette Norske Kunstforeninger i gang dette arbeidet?

– Då det nærma seg 40-årsjubileet fekk vi nok eit litt større medvit om historia, og då var det naturleg å intensivere arbeidet med arkivet vårt. Allereie i 2006 avleverte vi noko arkivmateriale til Riksarkivet. Men i ein liten administrasjon med mange oppgåver, så har den store jobben med å systematisere den gjenverande delen av arkivet vorte liggjande. Vi såg at vi var avhengig av ein fagperson for å gjere eit grundig arbeid, fortel Susanne Svenseid, direktør i Norske Kunstforeninger.

I 2018 fekk ein endeleg på plass ein avtale med Riksarkivet om avlevering våren 2019. For å gjere historia tilgjengeleg for ettertida på ein best mogleg måte, hyra Norske Kunstforeninger inn ein profesjonell arkivar til å klargjere arkivet for avlevering. Arkivar Paul Sporsheim frå Papirarkivet byrja arbeidet hausten 2018, og arkivet 1977 til 2004 er no ferdigstilt og klart til avlevering til Riksarkivet. Frå Norske Kunstforeninger har arbeidet vorte følgt opp av rådgjevar Hanne Houen.

– Korleis har arbeidet med arkivet vore?

– Det har vore ein stor jobb på eit ganske lite arkiv. Sjølv om det ikkje er så stort, var det veldig usystematisk. Når ein arbeider med arkiv kan ein nesten bruke uavgrensa med tid. Ein må difor gjere nokre prioriteringar på kva som er viktigast, og for dette arkivet er det styremøte og årsmøte. Dokumentasjonen om oppstarten av organisasjonen er også viktig å få på stell, det gjev eit innblikk i korleis ein tenkte og organiserte seg. Så ser ein at arkivet vert gradvis betre etter kvart, seier arkivar Paul Sporsheim.

– Korleis var tilstanden til arkivet samanlikna med tilsvarande arkiv du har jobba med?

– Det var ein god del som var i uorden, og det var primært organisert etter emne, men det er ikkje uvanleg for denne typen private papirarkiv. Men eg syntest det var overraskande dårleg orden på styremøte og årsmøte. Der er det framleis materiale for nokre år som manglar. Det er typisk at det kan vere dårlege rutinar når ein skiftar styreleiar eller dagleg leiar, og at noko kan forsvinne i overgangen, seier Sporsheim.

Arkivet inneheld ikkje berre protokollar og korrespondanse, men også trykksaker og foto frå årsmøte og samlingar.

– Har det dukka opp overraskingar undervegs i arbeidet?

– Vi fekk oss ei stor overrasking då nabobedrifta vår ved ei tilfeldigheit nemnde at dei hadde ein perm som tilhøyrde Norske Kunstforeninger i lagerlokalet sitt. Det viste seg nemleg at det ikkje berre var snakk om ein perm, men fleire kasser! Dette inneheldt viktig materiale om årsmøte og anna. Ingen her hos oss ante noko om dette, eller kvifor det var lagra der. Truleg skuldast dette at arkivet har vorte flytta fleire gonger gjennom historia, fordi administrasjonen har helde fleire stader, seier Svenseid.

– Ein del av dette materialet var skadd på grunn av dårlege lagringsforhold, og noko måtte vi diverre kaste. Totalt avleverer vi no 7,8 hyllemeter, seier Hanne Houen.

I kjellaren stod også eit arkivskåp utan nøkkel. Til slutt vart løysinga at vaktmeisteren måtte bryte det opp. Det viste seg å innehalde mykje, og til dels, viktig dokumentasjon frå 1980-talet.

– Vi har flirt litt av kva vi har funne undervegs, til dømes slankemagasinet Salatbladet, tilbod frå reingjeringselskap frå 1993, og nokre litt pikante foto frå eit årsmøte – foto som no er makulert etter alle kunstens reglar, ler Hanne Houen.

– Er det skilnad på kva som vart rekna som arkivverdig for 40 år sidan og i dag?

– Det er eit interessant spørsmål. 40 år fram i tid vurderer ein gjerne annleis kva som er arkivverdig. Det er skummelt å seie i dag at dette ikkje har verdi, 40 år er ikkje så lang tid, kanskje vil ein meine noko heilt anna etter 100 år, trur Sporsheim.

Heile arkivet vil i utgangspunktet verte offentleg og tilgjengeleg for alle. Det er likevel noko dokumentasjon som til dømes gjeld personalsaker, som vil verte merka spesielt slik at Riksarkivet vil vere forsiktig med å levere ut akkurat dette. Oversiktslista over arkivet vil verte lagt ut på nett på www.arkivportalen.no. Der kan alle bestille materiale dei er interesserte i, slik at dette vert gjort tilgjengeleg på lesesalen til Riksarkivet.

Den delen av arkivet som gjeld dei lokale foreiningane vert derimot ikkje avlevert til Riksarkivet. Denne dokumentasjonen vil Norske Kunstforeninger framleis ha tilgjengeleg i nærarkivet sitt. Kunstforeiningar som er interesserte i materiale frå si eiga historie kan dermed kontakte Norske Kunstforeninger direkte.

Sporsheim har i prosessen også utvikla retningslinjer for kva materiale ein skal ta vare på og laga ein plan korleis der framtidige arkivet skal systematiserast.

– Vi har no avlevert arkivet fram til 2005. Paul kjem tilbake til hausten for å rydde noko meir i materialet etter 2005, men dette skal ikkje avleverast enno. Vi vil dessutan halde fram med å ha dialog med Riksarkivet om digitalt arkiv. Det har vore ein interessant prosess, ein vert meir medviten om verdien i arkivet. Paul har gjort ein fantastisk jobb!, seier Svenseid.

Gjennom samarbeidet med Riksarkivet, har Norske Kunstforeninger også vorte invitert til å delta i eit pilotprosjekt om digital arkivering. Bakgrunnen for prosjektet er at Riksarkivet ynskjer meir kunnskap om korleis digitale privatarkiv kan sjå ut, slik at dei i framtida skal vere betre rusta til å ta imot slike arkiv. Norske Kunstforeninger har takka ja til å delta, men prosjektet er framleis i ein tidleg fase.

– Har du som arkivar nokon tips til lokale kunstlag som ynskjer å bevare sine eigne arkiv for framtida? Kva er dei viktigaste tinga ein bør tenkje for å unngå at informasjon går tapt?

– Ein bør sørgje for gode rutinar når ein byter styre, pass på å overlevere alt relevant materiale til nestemann. Det finst tilfelle der tidlegare styremedlemmer har teke med seg permar heim, der dei vert gløymde og i verste fall kasta når vedkomande døyr. Det kan vere lurt å rydde litt undervegs, når ein ferdig med eit prosjekt kan ein gjerne rydde dette og leggje til eit arkiv utan plastmapper og binders, avsluttar arkivar Paul Sporsheim.