Har de hatt årsmøte og valt nytt styre i kunstforeininga? Det er viktig at de så snart som mogleg etter årsmøtet loggar inn i medlemssystemet HyperSys og registrerer nye opplysingar. I HyperSys avløyser de det gamle styret med det nye, og oppdaterer hovudkontaktinformasjonen til kunstforeininga.

Systemet er sett opp slik at alle styremedlemmer sjølv kan logge inn, med si personlege e-postadresse som brukarnamn. Dersom du ikkje tidlegare har vore innlogga, finn du ei forklaring til dette her. Når du har logga deg inn, får du tilgang din personlege brukarprofil. Frå menyvalet «Vår organisasjon» og «Organisasjonsprofil» får du også tilgang til kontakt- og basisinformasjon om foreininga og oversikt over styret.

Avløysing av styret må gjerast av styreleiar, nestleiar, kasserar eller sekretær, som har utvida tilgang til funksjonar i systemet.

Før de kan byrje prosessen med å avløyse styret, må de registrere eventuelle nye styremedlemmer i HyperSys.

1. Logg først inn i HyperSys frå https://kunstforeninger.hypersys.no
2. Trykk deretter på følgjande lenke: https://kunstforeninger.hypersys.no/auth/user/create/
3. Legg inn personopplysingane til den nye styremedlemmen.
4. Gjenta prosessen for alle nye styremedlemmer.

Når dette er gjort er du klar for å avløyse styret.

Merk at avløysing skal gjerast etter kvart årsmøte, også dersom det ikkje er endringar i styret. Ver merksam på det er enklast om endringane vert utført av nokon som har same verv som året før. Dersom du fjernar ditt eige verv i avløysingsprosessen, vil du kunne miste tilgangen til å fullføre endringane. Skal du endre verv for deg sjølv, må du først leggje til det nye vervet ditt, før du fjernar det gamle.

1. Logg inn i HyperSys frå https://kunstforeninger.hypersys.no

2. Gå til «Vår organisasjon» og «Organisasjonsprofil» i menyen

3. Under «Styre og andre organ» trykk på blyanten ved det noverande styret

4. Du får vala «Endre dette organet», «Avløs Styret» eller «Avslutt dette organet».

5. Tykk på «Avløs Styret» (NB! Viktig at du ikkje trykkjer på nokon av dei to andre alternativa!)

NB! Ein del vil truleg få opp ein gul varselsboks om at styret i HyperSys ikkje stemmer overeins med styret registrert i Brønnøysundregistrene. Dette er berre ei påminning om at de også må hugse å melde inn nytt styret til Brønnøysundregistrene via Altinn. De kan fint registrere nytt styre i HyperSys, før de melder inn via Altinn. For at varselet skal forsvinne må personar leggjast inn med folkeregistrert namn og fødselsdato i HyperSys, viss ikkje vil systemet ikkje forstå at det er same person. Det er ikkje påkravd å registrere fødselsdato i HyperSys, dersom de ikkje ynskjer det – men ver då merksam på at det er årsaka til at feilmeldinga framleis viser. Kunstforeiningar som nyttar HyperSys som lokalt medlemsregister, kan melde inn endringar til Brønnøysundregistrene direkte frå HyperSys. Dei seks kunstforeinigane dette gjeld, kan ta kontakt på post@kunstforeninger.no for å få tilsendt ei forklaring til endringsmelding via HyperSys.

6. Gje styret eit namn (t.d. Styret 2023)

7. Legg inn startdato for det nye styret (årsmøtedatoen)

8. Fjern styremedlemmer som har gått ut av styret, eller har fått nytt verv

9. Vel verv frå nedtrekksmenyen, søk opp personar og trykk «Legg til»

10. Når du har lagt til alle i styret trykk «Lagre»

Står du fast? Kontakt oss på telefon 22 42 20 35 eller post@kunstforeninger.no, så kan vi guide deg gjennom prosessen.