Dei siste åra har to pilotgrupper jobba med å gjere det lettare for frivillige foreiningar å melde endringar til Brønnøysundregistrene. No er endeleg løysinga på plass som gjer det mogleg å melde endring direkte frå medlemssystemet. Denne integrasjonsløysinga vart lansert av kulturminister Trine Skei Grande 24. oktober.

Då Frivillighetsregisteret vart etablert i 2018, var nettopp eitt av måla å forenkle samhandlinga medllom det frivillige feltet og styresmaktene. I praksis har mange frivillige organisasjonar ikkje vore særleg nøgde med brukarvennlegheita til Brønnøysundregistrene. Laga har også måtte gjere eit dobbeltarbeid: dei må oppdatere informasjon både i eige medlemssystem og i Brønnøysundregistrene.

– Frivilligheit gjev fellesskap og er demokrati i praksis, det er gøy å jobbe saman. Ingenting slår gleda av å vere sliten saman med andre, men det føreset at det ein gjer er gøy. Innrapportering av endringar i styresamansetjing er ikkje gøy. Integrasjonsløysinga gjer det kanskje ikkje meir gøy, men det gjer det enklare – og ikkje minst slepp ein dobbeltarbeidet med å gjere det i to ulike system, sa Trine Skei Grande under lanseringa.

Men frå no av kan kunstforeiningane oppdatere kontakt- og styreinformasjon frå HyperSys, og velje å samstundes melde endringane vidare til Brønnøysundregistrene. I praksis tyder dette at ein berre treng å oppdatere informasjonen ein stad.

Kulturministeren la vekt på at integrasjonsløysinga er eit steg nærmare ein litt enklare kvardag. Ho understreka at det er viktig at alle frivillige organisasjonar tek i bruk løysinga. På sikt er målet at Frivillighetsregisteret skal få fleire funksjonar, mellom anna knytt til offentlege tilskotsordningar.

I dag har 80 % av lokallaga som bruker HyperSys eit anna styre registrert i Brønnøysundregistrene. I dei fleste tilfella finst den mest oppdaterte informasjonen i HyperSys. Lag som er registrert i Enhetsregisteret/Frivillighetregisteret er pliktige til å melde inn endringar så snart som mogleg.

Med den nye koplinga får ein lett oversikt i HyperSys om det er avvik mellom informasjonen som er registrert her og i Brønnøysundregistrene. På organisasjonsprofilen vil ein få opp ein varslingsboks dersom det er avvik, og ein kan sjå kva informasjon som ikkje er lik. Ein kan då enkelt sende ei endringsmelding direkte til Brønnøysundregistrene. I prosessen kan ein velje kva opplysingar som er korrekte og skal brukast, dei i HyperSys eller i Brønnøysundregistrene. Dersom det er feil begge stader, må ein først rette opp informasjonen i HyperSys. For at endringsmeldinga skal verte registrert må ein signere ved hjelp av ei av dei offentleg godkjende signeringsløysingane i ID-porten, til dømes MinID, BankID eller BankID på mobil.

For at dei to systema skal kunne forstå at det er snakk om same person, må alle styremedlemmer i HyperSys vere registrert med fødselsdato/personnummer og fullt namn slik det er registrert i Folkeregisteret. Dersom ein til dømes har ført opp Anne Olsen som styreleiar i HyperSys, medan ho i Brønnøysundregistrene er ført opp som Anne Eline Olsen, vil HyperSys rapportere at det er eit avvik.

Før ein kan sende ei endringsmelding til Brønnøysundregistrene må ein leggje inn både fødselsdato og personnummer for alle styremedlemmene i HyperSys. HyperSys har høg tryggleik i systema sine, og dei har fått konsesjon frå Skatteetaten til å bruke opplysingar frå Folkeregisteret og Datatilsynet har også godkjent systemet for slik bruk. Etter at personnummeret er lagt inn og verifisert vil det ikkje vere synleg for nokon i HyperSys, berre fødselsdato vil vise. Når ein går ut av styret vil også fødselsdatoen verte sletta, i tråd med Norske Kunstforeninger sine personvernretningslinjer.

Har de enno ikkje registrert kunstforeininga i Brønnøysundregistrene, og manglar organisasjonsnummer? Det er også mogleg å bruke HyperSys til å registrere ein ny organisasjon i Enhetsregisteret/Frivillighetsregisteret.

Veit du at de ikkje har oppdatert informasjonen i Brønnøysundregistrene i år, og har litt dårleg samvit for dette? No har du sjansen til å få ei støttande hand gjennom prosessen med å sende endringsmelding via HyperSys. Vi vil gjerne gå gjennom heile prosessen saman med eit par foreiningar. Dersom du har lyst til å vere testforeining, så meld frå snarast til post@kunstforeninger.no

Merk at du må gjere ein innsats på førehand ved å finne fram naudsynt dokumentasjon:

• oversikt over heile styret med fullt namn og fødselsdato/personnummer
• protokoll frå årsmøtet (pdf-fil)
• vedtekter (pdf-fil)
• årsrekneskap (pdf-fil)

Du må ha moglegheit til å gå gjere dette på dagtid. Du må også ha tilgjengeleg det du treng for signere til dømes MinID, BankID (kodebrikke) eller BankID på mobil. I tillegg er det fint om du har Skype, slik at vi kan bruke skjermdelingsfunksjon om det trengst.

Etter kvart vil vi leggje ut ei detaljert forklaring til korleis ein sender endringsmelding frå HyperSys. Informasjon om funksjonane finst allereie på hjelpesidene til HyperSys, så dei som ynskjer kan også setje i gang på eiga hand no.

• Lage endringsmelding i HyperSys
• Sende endringsmelding til Brønnøysundregistrene frå HyperSys
• Nyregistrering av organisasjon i Brønnøysundregistrene frå HyperSys