I år vil nok mange måtte gå vekk frå fysisk årsmøte, og i staden gå for eit digitalt alternativ.

Kva type aktivitetar og arrangement kan kunstforeiningar gjennomføre no under pandemien? Frå 25. mars 2021 gjeld fleire nasjonale og kommunale restriksjonar som legg føringar på kva kunstforeiningane kan drive med.

I dei fleste kommunar er det fullt mogleg å halde oppe utstillingsaktiviteten. Men anbefalinga er no å avlyse alle arrangement som utstillingsopningar eller årsmøte. På denne sida finn de råd om korleis de kan halde ope på ein trygg måte, og forslag til korleis de kan avvikle årsmøte.

Hald gjerne utstillingane opne!

Ifølgje dei nasjonale retningslinjene kan kunstforeiningar og galleri i utgangspunktet halde ope for publikum som normalt. I ei tid der dei fleste andre typar kultur- og fritidstilbod er stengt, er det fint at alle som kan, faktisk gjev innbyggjarane høve til eit kulturelt avbrekk.

Merk at det kan vere innført særskilt strenge smitteverntiltak i kommunar med høgt smittetrykk, og i nærkommunane til desse. I dei kommunane der butikkar må halde stengt, gjeld dette også for kunstforeiningar. Også andre kommunar kan ha vedteke strengare tiltak enn dei nasjonale – sjekk difor kva reglar som gjeld i din kommune.

Om ein held ope, må ein ha avgrensingar for kor mange personar som kan opphalde seg i utstillingslokalet samstundes, slik at ein sikrar stor nok avstand. Ein må sørgje for å ha gode rutinar for hygiene og reinhald, gje god informasjon til publikum om kva smitteverntiltak dei må rette seg etter. Opplys også om at kunstforeininga følgjer anbefalingane frå helsestyresmaktene om smittervern. I tillegg er det anbefalt at ein vel ein person som har ansvar for å sjå til at smittevern- og avstandsreglane vert følgt.

Frivillighet Norge har laga ein praktisk rettleiar for smittevern i frivillige organisasjonar, der de finn oppdaterte råd om trygg gjennomføring av aktivitetar under pandemien:

Utstillinga Erindringsbildet av Hanne Grete Einarsen opna endeleg i Nesodden Kunstforening 13. februar, etter fleire utsetjingar grunna strenge koronarestriksjonar. Utstillinga er del av prosjektet Voi voi, vi er på utstilling! Foto: Tor Simen Ulstein

Avlyse eller utsetje arrangement, aktivitetar eller årsmøte?

Frå 25. mars er reglane for arrangement igjen stramma inn. Det er anbefalt å avlyse alle arrangement som det ikkje er absolutt naudsynt å gjennomføre. Dersom ein likevel vel å gjennomføre arrangement, kan ein innandørs no ha maksimum 20 deltakarar på faste, tilviste plassar. Utandørs arrangement kan samle 50 personar på faste, tilviste sete. Alle innandørs fritidsaktivitetar for vaksne er forbode, dermed kan ein ikkje gjennomføre t.d. kurs eller faste medlemssamlingar, sjølv om ein berre er 20 deltakarar.

I tillegg til dei nasjonale tiltaka må ein undersøkje om kommunen eventuelt har strengare retningslinjer. I kommunar med utbrot av mutantvirus eller høgt smittetrykk, kan arrangement vere totalforbode.

Om ein gjennomfører arrangement skal ein føre ei deltakarliste med tanke på smittesporing. Lista må ein oppbevare forsvarleg og slette etter 14 dagar. Arrangøren er dessutan ansvarleg for tiltak som oppfyller krav til avstand mellom deltakarane og rutinar for godt smittevern.

Utfyllande råd om trygg gjennomføring av arrangement finn de i rettleiaren for smittevern frå Frivillighet Norge.

Oppdatert informasjon om nasjonale tiltak finn de på regjeringa si nettside: – regjeringen.no

Gjennomføring av årsmøte

Slik situasjonen er no, vil nok fleire kunstforeiningar finne alternative måtar å gjennomføre årsmøte på. Hovudspørsmålet vert om ein skal gjennomføre digitalt, eller vurdere om det er mogleg å gjennomføre eit fysisk årsmøte på ein forsvarleg måte på eit seinare tidspunkt.

Fordelen med å velje ei digital gjennomføring er at ein får avslutta fjoråret til normal tid, og at det nye styret kan ta fatt på arbeidet sitt. Norske Kunstforeninger anbefaler difor at ein går for ei løysing som gjer at ein får gjennomført årsmøtet (omtrent) til vanleg tid.

I fjor vart det vedteke ei forskrift i aksjelova som gjev selskap lov til å gjennomføre styremøte og årsmøte digitalt, til dømes ved telefon- eller videomøte. Frivillighet Norge vurderer det slik at frivillige organisasjonar også kan følgje denne forskrifta, sidan det ikkje finst ei eiga lov som regulerer frivillige organisasjonar. Styret kan dermed vedta at årsmøtet skal gjennomførast utan fysisk oppmøte, uavhengig av kva som er vedtektsfesta.

Sjølv om ein er i ein ekstraordinær situasjon, må ein passe på å ta vare på medlemsdemokratiet. Styret må difor sørgje for at alle medlemmer kan delta og stemme, og at digital deltaking og stemmegiving kan kontrollerast på ein forsvarleg måte. Styret kan dermed også opne for førehandsstemming, utan at det er vedtektsfesta. Medlemmer som eventuelt ikkje ynskjer eller ikkje kan delta digitalt, bør difor få tilbod om å sende sende inn stemme på førehand, eller eventuelt kunne gje fullmakt til andre. Om ein ynskjer å gjennomføre fysisk bør ein også tenkje gjennom om eit fysisk årsmøte potensielt ekskluderer medlemmer i risikogrupper, som må vere ekstra varsame. Kanskje bør ein ved fysisk årsmøte, gje medlemmer som ikkje ynskjer å møte fysisk moglegheit til å stemme på anna måte.

Uansett om ein går for fysisk eller digitalt årsmøte er det viktig at styret informerer godt om kva vurderingar og val som er gjort, og sikrar seg at medlemmene forstår framgangsmåten.

Dersom ein går inn for å gjennomføre eit årsmøte digitalt, kallar ein inn medlemmer som normalt. Send ut innkalling og sakspapir på e-post eller i posten, alt etter kva de bruker å gjere. Frivillighet Norge melder at erfaringane er at det som regel går mykje betre med digitale møte enn mange fryktar, så kanskje kan dette vere eit fint høve til å få testa ut ei digital løysing.

Det er vanleg at vedtektene til kunstforeiningane har ein paragraf om når årsmøtet seinast må vere gjennomført. Viss de ynskjer å gjennomføre eit fysisk årsmøte, opnar dei ekstraordinære smitteverntiltaka som gjeld no, for at ein kan fråvike denne datoen.

Dersom de skal ta opp saker som bør dikuterast grundig, bør de finne ei løysing som gjev det lett for medlemmene å delta i debatten. Her har Kenneth Varpe frå Kunsthall Stavanger ordet under Norske Kunstforeningers årsmøte i 2014. Foto: Norske Kunstforeninger

Enkel digital løysing for årsmøte

OBOS har laga ei løysing for gjennomføring av årsmøte på nett, som alle foreiningar kan bruke gratis. Med denne løysinga vert ikkje årsmøtet gjennomført som eit videomøte, men over ein periode på 8 til 20 dagar, der alle medlemmer kan gå inn i ei nettløysing for å lese sakspapir og stemme. Denne løysinga vil truleg kunne fungere bra for mange.

Men dersom ein skal ta opp kompliserte saker som bør diskuterast grundig, er dette ikkje ein spesielt godt eigna plattform. Det er til dømes heller ikkje mogleg å stille benkeforslag. Alternativet kan då vere å utsetje kompliserte eller kontroversielle saker til neste årsmøte, eller gå for ei litt meir avansert løysing med videomøte.

OBOS si gratis løysing for gjennomføring av digitale årsmøte: www.digitalearsmoter.no

Proff digital løysing med videomøte

Det finst mange ulike plattformar for gjennomføring av videomøte. Nokre av dei vanlegaste løysingane, som kan fungere fint til gjennomføring av årsmøte er:

Dersom ein skal ha mange deltakarar, og møtet skal vare over ei viss tidsgrense (40/60 min) er det ikkje alltid at gratisversjonen vil dekkje behovet. Frivillige organisasjonar kan via TechSoup få tilgang til rabatterte prisar på Zoom. Kunstforeininga kan også få gratis tilgang til Microsoft Office365 eller Google Workspace via TechSoup – då får ein fleire funksjonar enn ved bruk av ein privat konto.

Vel ei løysing de er vand til å bruke, og er komfortabel med. Hugs å gjennomføre ein test på førehand, slik at de er trygge på teknikken. Ein kan til dømes invitere styret og medlemmer til eit testmøte ein dag i forkant av årsmøtet. På eit testmøte kan alle som kjenner seg usikre på videomøte, få testa å logge seg inn og få forklart korleis ein kan stemme, delta i chatten eller rekke opp handa.

Tenk også gjennom korleis de skal løyse avstemmingar. Dersom de har som praksis at avstemming på årsmøte skjer ved handsopprekking kan de enkelt bruke handsopprekkingfunksjon i Zoom, Microsoft Teams eller Google Meet. Bruker de derimot å ha hemmeleg val/avstemming, finst det moglegheit for anonym avstemming i Microsoft Teams.

Informasjonen over er i stor grad basert på Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjonar (LNU) sine forslag til digitale årsmøte og Frivillighet Norge sine råd om gjennomføring av årsmøte. Ta ein kikk på nettsidene deira for meir detaljerte råd om gjennomføring av årsmøte og tips til tekniske løysingar:

Skal avstemming skje ved handsopprekking eller anonymt? Avstemming under Norske Kunstforeningers årsmøte i 2016. Foto: Norske Kunstforeninger

Prosedyrar ved utsetjing

Dersom kunstforeininga ynskjer å utsetje årsmøtet til etter den vedtektsfesta fristen, må styret gjere eit vedtak om utsetjing. Grunngje kvifor styret meiner at ein bør utsetje møtet. Det må i vedtaket gå fram om det er sett ein ny dato for årsmøtet, eller om det er utsett inntil vidare og ny dato vil vere fastsett seinare. Vedtaket om utsetjing må ein snarast gjere kjent for alle medlemmene. Styret bør også vurdere nøye kva konsekvensar ei utsetjing vil få. Så snart smittesituasjonen igjen tillèt det, bør ein gjennomføre årsmøtet.

Fram til årsmøtet er gjennomført, fungerer styremedlemmene som vart valt i fjor. Dersom nokon ikkje kan vente med å tre ut av vervet til etter årsmøtet, kan ein ikkje ta inn nye personar i styret – men ein kan om naudsynt peike ut medlemmer til spesielle arbeidsutval.

Sjølv om ein skulle velje å utsetje årsmøtet, skal styret gjere ferdig årsrekneskap, årsrapport og andre årsmøtedokument til vanleg tid.

Meld inn nytt styre!

Når de har gjennomført årsmøtet, anten det no vert digitalt eller fysisk, må de melde inn det nye styret til Norske Kunstforeninger. Dette gjer de ved å logge inn i medlemssystemet HyperSys, og avløyse det gamle styret. Merk at dette også skal gjerast dersom det ikkje er nokon utskiftingar i styret.

Detaljert forklaring til korleis de avløyser styret finn de her: Har de hatt årsmøte? Meld inn nytt styre!

Hugs at de i tillegg at de må melde inn nytt styre til Brønnøysundregistrene via Altinn. Kunstforeiningar som nyttar HyperSys som lokalt medlemsregister, kan melde inn endringar til Brønnøysundregistrene direkte frå HyperSys. Dei seks kunstforeinigane dette gjeld, kan ta kontakt på post@kunstforeninger.no for å få tilsendt ei forklaring til endringsmelding via HyperSys.