Kunstsamlingane til kunstforeiningane utgjer ein del av den felles kulturarven vår. Eit profesjonelt registreringssystem kan vere eit godt verktøy for å halde oversikt over samlinga.

Om lag 60 % av kunstforeiningane har kunstsamlingar, ifølgje ei undersøking frå 2013–2014. God oversikt over samlingane, gjer det lettare å ta skikkeleg vare på kunsten. Nokre kunstforeiningar har eigne registreringssystem som fungerer godt, men nokre kunstforeiningar har uttrykt interesse for meir profesjonelle løysingar. Norske Kunstforeninger har difor henta inn tilbod frå tre ulike aktørar. Kunstforeiningane kan ut frå eige behov velje å inngå avtale direkte med ein leverandør, om ei løysing som teknisk og økonomisk passar dei.

Primus er eit system utvikla for museumssamlingar av KulturIT, og vert brukt av mange museum i Noreg. Kunstcentralen står bak ARTur, som er eit registreringssystem spesielt utvikla for kunstsamlingar. Tilbodet frå Reine linjer er utvikla for Voss Kunstlag og vert også brukt av Bergen Kunsthall. Det vil vere naudsynt med opplæring for å kunne ta i bruk systema, og det er difor viktig at kunstforeininga har ein eller fleire personar som er villige og kompetente til å ta på seg denne oppgåva.

ARTur (unik registrering) er spesielt tilpassa for å handtere alt frå små til større og ikkje minst varierte samlingar. ARTur vert nytta av mellom anna Telenor, Canica, KS og Helsetilsynet. Utgangspunktet har vore å utvikle ein database som lett kan tilpassast dei ulike foreiningane sine behov, også sett i forhold til økonomi og kompetanse. Registreringsverktøyet vert sett opp for kvar enkelt foreining, og vil vere sikra med innlogging. Ved behov kan det eventuelt utvidast med fleire funksjonar. Systemet er nettbasert, og kan difor nyttast uavhengig av kva datamaskin ein bruker, og det er også tilpassa bruk på smart-telefon og iPad. Løysinga kan leverast både på norsk og engelsk.

Kunstcentralen kan tilby introduksjonskurs om innhald og moglegheiter i databasen for interesserte kunstforeiningar. I tillegg kan Kunstcentralen tilby workshopar ved behov, eller ein kan hyre dei inn til å gjere ei grundig kartlegging og vurdering av heile samlinga frå eit kunstfagleg perspektiv.

Prisar ARTur

• I etableringsåret: 9500 kroner
• Årleg pris: 6000 kroner
• Merk at prisane er ekskl. mva.
• Prisane inkluderer etablering av ARTur, ekstern server, support og programvarelisens.

Meir informasjon om Kunstcentralen og ARTur: www.kunstcentralen.no

Primus er eit system for samlingsforvalting  for museum og kulturinstitusjonar, og vert nytta av om lag 200 museum i Skandinavia. Det er eit heilskapleg system som både for informasjon om samlingane, og til rutinar og prosessar knytt til dei. Primus kan handtere små, store og varierte samlingar. Dei ulike objekttypane, gjenstand, kunst, fotografi etc. har eigne modular for registrering. I tillegg finst det administrative moduler for dokumentasjon av aksesjon, utlån, utstillingar, plassering og magasinhandtering.

Kvar kunstforeining får ein eigen database for samlinga si, og dersom ein ynskjer, kan ein i tillegg velje publisering av samlinga på www.digitaltmuseum.no.

Prisar Primus

• Etableringsavgift: 3570 kr
• Månadleg pris: 1945

Prisar Digitalt museum

• Etableringsavgift: 10 200
• Månadleg pris: 432 kroner

Merk at prisane er ekskl. mva. Fakturering skjer annankvar månad, og prisane kan ved årsskiftet justerast etter konsumprisindeksen. Tilbodet inkluderer sluttbrukarsupport, vedlikehald og tryggingskopi.

KulturIT held 2-dagars grunnkurs i Primus kvar vår og haust i Oslo, og dei kan også arrangere interne kurs. Pris for opplæringskurs kjem i tillegg til dei oppgjevne prisane. Moglegheit for fellesavtale med Primus I tillegg finst det også ein annan variant som kan vere aktuell dersom fleire kunstforeiningar ynskjer å gå saman om Primus. Denne løysinga går ut på at alle samlingane vert registrerert i ein felles database, med ein avtalepart (til dømes eit fylkeskunstlag, eller at ei kunstforeining er ansvarleg for å krevje inn betaling frå dei andre).

Dette tilbodet er billegare enn om kvar enkelt teiknar ein avtale, men prisen er avhengig av kor mange som er med. I eit tilbod basert på 40 kunstforeiningar i same database vert den årlege prisen for Primus om lag 5350 kroner per kunstforeining. I tillegg kjem ein etableringspris på 17 775 kroner, som ein må fordele på alle. Ynskjer ein felles publisering på Digitalt museum vil kvar foreining måtte betale 400 kroner i tillegg per år, i tillegg til ein total etableringskostnad på 10 200 kroner. Merk at alle prisane er ekskl. mva., og er basert på at 40 kunstforeiningar går saman om ein felles avtale.

Meir informasjon om KulturIT og Primus: www.kulturit.org

Kunstarkivet er enkelt og brukarvennleg, men har likevel avanserte funksjonar som lettar arbeidet til dei som administrerer det. Systemet er nettbasert og kan brukast via vanleg nettlesar på alt frå pc til mobil. Eit enkelt og sikkert administrasjonssystem let deg logge inn for å oppdatere arkivet. Systemet tillèt fleire brukarar med ulikt tilgangsnivå.

I tillegg til det grunnleggjande kunstarkivet inkluderer tilbodet også ein modul for sal av kunst i utstillingar eller galleri. Ved å registrere sal direkte i arkivet held ein oversikt over behaldninga, kunden får med seg utskrift av ordren som stadfesting, og 5%-avgifta vert automatisk rekna ut på salet når det er påkravd. Når utstillinga er over, genererer systemet oppgjersbrev til kunstnarane og salsoversikt til regnskapsførar når ein vel det. Systemet sparer ein for arbeid, og gjev orden og oversikt.

Systemet kan flettast inn i nettsidene til foreininga, eller ein kan køyre det separat på eiga adresse under kunstarkiv.no. Reine Linjer tilbyr også utvikling av nettsider for foreiningane, med moglegheit for integrasjon av ulike modular. Sjå nettsidene til Reine Linjer for døme.

Pris for kunstarkiv inkludert salsmodul:

• Etableringsavgift: kr. 8500,-
• Pris pr. månad: kr. 450,-

Merk at prisane er ekskl. mva. Månadsprisen inkluderer programlisens, drift av server og dagleg tryggleikskopiering, brukarstøtte per e-post og telefon. Tilbodet gjeld per installasjon for enkeltforeiningar. Dersom fleire foreiningar ynskjer å gå saman om å eitt felles arkiv kan Reine Linjer gje tilbod på skreddarsydde løysingar. Ei eiga brukarrettleiing på nett følgjer med systemet. Om det er ynske om ekstra opplæring kan Reine Linjer gje tilbod på dette, men erfaringa deira er at systemet er så brukarvennleg at det krev minimalt med opplæring.

Meir informasjon om kunstarkiv.no og Reine Linjer: www.kunstarkiv.no

Open source/ Åpen kilde kunstarkiv

Definisjonen av open source/ åpne kilder er at brukeren ikke behøver lisens for å bruke programvaren. Dette betyr at hvem som helst kan laste ned programmet og å bruke det.  Et eksempel på slik programvare er WordPress. Alle kan benytte grunnstrukturen i WordPress gratis. Slike programmer finnes i alle sjangre, også kunstarkiv. For å bruke Open Source programvare må en selv enten ha kunnskapen for å installere og tilpasse programvaren selv, eller betale noen for å gjøre det for deg. Eksempelvis som ved WordPress.
Norske Kunstforeninger kan ikke bistå i installering eller vedlikehold.

Omeka (S): https://omeka.org/

Collective Access: https://www.collectiveaccess.org/

Collection Space: https://collectionspace.org